岐阜市の社会保険労務士 森川相談事務所

労働条件通知書　雇用契約書

労働条件通知書とは、働く上での労働条件を記載した、労働者との契約を結ぶ際に交付する文書のことを言い、
労働基準法では、労働契約締結時にこの労働条件通知書を明示することが義務付けられています。

 

労働契約を結ぶ際に明示しなければならない事項もまた、労働基準法で定めれられています。
この明示する事項を整理して記載した文書が原則として「労働条件通知書」となりますが、
明示しなければいけない事項が網羅されていれば、「労働条件通知書」という形の文書でなくても構いません。

 

労働条件通知書に代替え・類似する書類として、「雇用契約書」があります。

労働条件通知書は、会社から労働者へ労働条件を明示した書面を一方的に通知することで足りるのに対し、
「雇用契約書」は、会社、労働者が互いに契約内容を確認して合意を得るための文書です。
労働条件通知書と違い、必ずしも書面にする義務はありませんが、一般的には労働条件を記載した雇用契約書を２部作成し、
会社、労働者双方の確認後、署名、押印をしてそれぞれで保管をします。

トラブル防止には、労働条件通知書よりも、雇用契約書の方が重要な役割を担っていますね。

 

労働条件で必ず明示しなければならない事項は下記の通りです。

〇労働契約期間、有期契約の場合は、契約の更新方法と更新基準

〇就業場所、就業内容

〇勤務時間(始業、終業、休憩)、残業の有無、交代制勤務(シフト制等)

〇休日、休暇

〇賃金の計算方法、支払い時期・方法、昇給に関する事項

〇退職に関する事項

 

今年2019年4月から労働基準法の施行規則が改正され、労働条件通知書は書面での通知以外に、
メール、FAX、SNSでの電子的な通知も可能となりました。

ただ注意をして頂きたいのは、電子的な通知については、

〇労働者が希望した場合

〇印刷等で、出力して書面を作成できるもの

〇労働者に直接送信をすること

上記の条件を満たす必要があり、一方的にメールを送付するだけでは通知義務を果たした事にはなりません。
「送った、届いていない」等のトラブル回避のために、電子交付の際には、労働者の電子交付希望の記録、
メールの到着確認も徹底しておくことが望ましいでしょう。

 

労働条件の明示は、雇用契約締結の際の義務的事項であり、必須事項の明示を怠った場合は、30万円以下の罰金が科されることとなります。
罰則の有無に関わらず、働く上でのトラブル回避の為にも、労働条件の通知は必ず行って頂くことをお勧めいたします。

就業規則

「会社のルールブック」とも呼ばれる、会社内で守らなければならない規則として明示化する「就業規則」について今回は記載していきます。

 

労働基準法において、「常時１０人以上の労働者を抱える会社では、就業規則を作成しなければならない」と義務づけられています。
１０人を超える従業員がいるのに作成がされていない・労働基準監督署へ届出ていない場合は、３０万円以下の罰金が科されるとされています。
 

就業規則には、作成する場合、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」があります。

具体的には

１　始業及び終業の時間、休憩時間、休日、休暇ならびに労働者を２組以上に分けて交替に就業させる場合の就業転換に関する事項(シフト制・交替勤務制のことです。)

２　賃金(賞与など、臨時の賃金等を除く)の決定、計算・支払い方法、賃金締日、支払時期並びに昇給に関する事項

３　退職(解雇事由を含む)に関する事項(退職手当の事項を除く)

上記の１～３が絶対的必要記載事項となり、労働時間、休日、休憩、賃金の支払時期等については、
労働基準法の基準を満たした記載が必要となります。(例：法定労働時間が労働基準法で８時間と定められているのに、
一日の労働時間が９時間となっている場合、９時間は無効となります。)

 

次に、「会社内に定めがある場合に必ず記載しなければならない」相対的必要記載事項を見ていきます。

１　退職手当に関する事項(対象者の範囲、退職手当の決定、計算方法、支払い方法・時期)

２　賞与等・最低賃金額に関する事項

３　食費・作業用品等を負担させる場合の事項

４　安全・衛生に関する事項

５　職業訓練に関する事項

６　災害補償・業務外の傷病扶助に関する事項

７　表彰・制裁に関する事項

８　上記の他、全労働者に適用される事項

以上の８項目は、社内で定めがない場合は記載をする必要なく、退職金や賞与に関しても、規則として定めることは義務ではありません。

 

注意して頂きたいのは、就業規則に定めた事項に関し変更をかける場合、それが労働者にとって有利に変更される場合はいいのですが、
一度定めた退職金や賞与を無くす等、労働者にとって不利益に変更される場合(不利益変更と言います)は、一定の条件を満たさない限り変更をすることが難しく、
また、トラブルの元となります。

 

従業員数が１０人を超えていなければ就業規則を作成する必要がない、というわけではなく、１０人未満であろうと従業員が在籍しているのであれば、
入社、退職に関する事項や、労働条件、賃金に関する社内ルールは、基準として予め定めておくに越したことはありませんし、
解雇や休職に関するトラブルを防ぐための対策材料の一つとなります。
助成金を申請するにあたっても、就業規則は自ずと必要になります。

厚生労働省でも「就業規則作成支援ツール」というｗｅｂサイトを作成しております。
こちらを利用すれば、作成上の注意点を確認しながら入力フォームに必要項目を入力してくだけで、簡単に作成を進めることができます。
(ただし、作成完了後はPDFでしかデータ出力ができず、サイト内の画面上でしか内容を編集することができません。)

就業規則の新規作成や、現在の規則の見直しのご相談がある方は、お気軽にお問い合わせください。

算定基礎届

社会保険料は、社会保険に加入している従業員各人の、毎月支払われる給与「報酬月額」から「標準報酬月額」「等級」を決定し、
その等級に応じた保険料に決定されます。この「標準報酬月額」は、年に1回見直しが行われます。

毎年4月～6月の3ヶ月間に支払われた給与の平均額に基づいて、標準報酬月額は決定されます。
この標準報酬月額を、7月1日～7月10日に年金事務所に届ける書類を「算定基礎届」と言います。

算定基礎届の提出により、その年の9月から1年間使用される標準報酬月額が決定され、保険料が改定されます。
標準報酬月額は50の等級に区分され、各都道府県が設定している等級ごとの社会保険料を負担することになります。
この保険料は、その年の9月分から翌年の8月分までの保険料として適用されます。

算定基礎届の対象者は、7月1日の時点で社会保険に加入している従業員です。
社会保険に加入していれば、休職中や育児休業などを取得している人も含みます。
そのなかで、下記に該当する従業員は、算定基礎届の対象となりません。
〇6月末までに退職した従業員
〇6月1日以降に社会保険に加入した従業員
〇7月に保険料の改定を行う従業員

標準報酬月額は、原則４月～６月の給与の総額を３で割って求めた「報酬月額」が、どの等級に当てはまるかによって決まります。
しかし、給与計算の対象となる労働日数(支払基礎日数)が17日未満の月は、標準報酬月額の計算から除外します。例外として、
〇4月～6月のどの月も支払基礎日数が17日未満の場合
　3ヵ月のうち、支払基礎日数が15日以上17日未満の月を1カ月として標準報酬月額を算出します。
　全ての月が15日未満である場合は、現在の標準報酬月額が引き続き使用されま す。
〇5月入社の場合
　5月と6月に支払われた給与をもとに算出します。
〇一時休業の場合
　休業中に支給される休業手当をもとに算出します。

標準報酬月額を決定する給与額の計算には、「通勤手当」「残業手当」を含めます。
そのため、４月～6月の間に残業手当が多く支払われると、標準報酬月額は高くなり、保険料の負担額は高くなります。
また、給与額に含めないものは下記の通りとなります。
〇解雇予告手当、退職手当
〇結婚祝金、災害見舞金、病気見舞金等
〇年金、恩恵、健康保険の傷病手当金、労災保険の休業補償給付
〇年3回までの支給の賞与
〇家賃、地代、預金利子、株主配当金等

算定基礎届の提出方法は、電子申請、郵送、窓口持参の３つがあります。

算定基礎届は、手続きや内容が煩雑ですが、保険料を決定する大切な届出となります。
短い期間内で作成する必要があるため、申請までの段取りを計画的に行うことが必要です。

申請方法に質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせ下さいませ。

労働保険料の年度更新②～申告編～

毎年4月1日から3月31日を単位として、前年度分の確定している保険料と、概算保険料を精算し、
新年度分の概算で計算した保険料の申告をすることが、労働保険の年度更新です。

今回は継続事業用の労働保険年度更新申告書の書き方について説明をさせて頂きます。

申告書作成の流れは、
STEP１ 確定保険料・一般拠出金算定基礎賃金集計表を作成します。
STEP２ 集計表で算出した確定保険料・一般拠出金の算定基礎額を転記し、確定保険料と一般拠出金の額を計算します。
　　　　概算保険料についても計算し、確定保険料額と昨年度申告した概算保険料との過不足を計算して、申告書を完成させます。

（労働局から送付されている緑色の封筒をご準備くださいませ。）

STEP１ 確定保険料・一般拠出金算定基礎賃金集計表を作成

まず、労災保険および一般拠出金(対象者数及び賃金)の欄に、
①正社員・パート・アルバイトで、雇用保険に加入している人
②役員でも、労働者と同じ扱いを受けている人
③上記の①②以外の従業員
上記の①②③それぞれの賃金額の集計を出します。
ここで
①+②+③で出た金額の千円未満を切り捨てた額が、労災保険対象者分・一般拠出金となります。

次に、雇用保険(対象者及び賃金)の欄に、
①正社員・パート・アルバイトで、雇用保険に加入している人
②役員で雇用保険に加入している人
③平成30年4月1日に満64歳以上の高齢者
上記の①②③それぞれの賃金額の集計を出します。
ここで
①+②で出た金額の千円未満を切り捨てた額・・・a
③で出た金額の千円未満を切り捨てた額・・・b
a-bで出た金額が、雇用保険対象者分となります。


STEP２ 集計表で算出した確定保険料・一般拠出金の算定基礎額を転記し、確定保険料 と一般拠出金の額を計算

STEP１の手順で完成させた集計表に、それぞれ①、②、③、、、、と番号が振られています。
申告書と集計表を照らし合わせて、集計表の番号に記載された数字を申請書に転記していきます。
転記の完了後、申告書に印字されている労災保険・雇用保険・一般拠出金の各料率を掛けて保険料を計算します。
計算ができましたら、申告書に印字されている申告概算保険料額と、確定保険料額の差額を出します。
申告済概算概算保険料の方が多ければ「充当額」、少なければ「不足額」に差額を記入し、今期納付額を計算し、納付額を記入します。

以上で申告書は完成です。
また、還付金の請求をする場合は、還付金請求書を別に作成する必要があります。

「労働保険 年度更新申告書の書き方」の記入例と合わせて、今回の説明を参考にして頂ければと思います。
申請書の記入にあたり、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。

労働保険料の年度更新①～概要編～

労働保険料とは、従業員に支払うお給料の総額に、労働保険料率(労災保険率+雇用保険率)を掛けて出た金額をいいます。

そのうち、労災保険料分は事業主の全額負担、雇用保険料分は事業主と従業員で負担することになっています。

 

毎年4月1日から翌年の3月31日までの1年間(これを「保険年度」といいます。)を単位として、労働保険料は計算されます。

全従業員に支払われるお給料の総額と、雇用保険に加入している従業員のお給料の総額に、事業ごとに決められた保険料率を掛けて労働保険料を算出することになっております。

 

労働保険では、保険年度毎に、その年の保険料を概算で納付し、賃金総額が確定した保険年度末に精算をするという方法をとっています。
これが少しややこしいというか理解しがたいところになってます、、、

 

前年度分を精算する保険料を「確定保険料」といい、新年度分を算出する保険料を「概算保険料」といいます。

事業主は、この「確定保険料」と「概算保険料」を申告・納付する手続きが必要となり、これが「年度更新」の手続きとなります。

 

また、労災補償の対象とならない石綿健康被害者の救済費用に充てるため、「一般拠出金」が徴収されます。
こちらは、従業員のお給料の総額に、一般拠出金率1000分の0.02を掛けたものを、
全ての労働保険料を収める全ての事業主が収めることとなります。

 

この年度更新の手続きは、毎年6月1日から7月10日までの間に行わなければならず、
手続きが遅れると、政府が保険料・拠出金の額を決定し、さらに追徴金(納付すべき保険料・拠出金の10％)を課されることがあります。

 

「年度更新」の申告書は、あらかじめ労働保険番号、事業所の所在地・名称、保険料率が印書されたものが、
都道府県労働局から各事業主宛に送付されますので、そちらを使用して申告書を作成すればOKです。
ちなみに電子申請にすると、かなり手続きは簡素化されます。。。

 

申告書と一緒に「労働保険　年度更新申告書の書き方」が同封されています。
そちらの記入方法をご参考に申請書をご記入下さい。
次回ブログにて、申請手続きの詳細を書かせて頂きます。

 

管理監督者

労働基準法において、管理監督者にあたるものは、
「残業や休日出勤をしても、その時間に対して手当を支払う必要はない」とされています。

「管理監督者」とは、労働条件、労務管理について経営者と一体的な立場にある者を言います。
①会社の一定部門を統括する、人事権や決裁権があり、経営に関わる判断に関与している
　・・・採用・解雇・労働条件等の決定権がある
②出退勤、休日等が自らの裁量で決定できる
・・・出退勤・休日取得が本人の自由意志ででき、給与支払い時に遅刻・早退・欠勤による減額がない
③賃金が他の労働者よりも優遇されている
・・・役職手当等支給により支払われる給与が一般従業員の総額と差がある

上記が主な判断基準となり、「管理職」とされていても、判断基準を満たしていなければ、「管理監督者」とは認められません。

N社で課長職として働いていた男性の妻が未払い残業代の支払いを求めていた訴訟で、
横浜地裁は男性を管理監督者とは認めず、約350万円の支払いを命じました。

横浜地裁は、、、、
当該男性は、出社時間や退勤時間・休日をいつ取得するかが本人に任されている点、
年収1000万円を超える賃金が支払われていて、賃金が他の従業員よりも優遇されている点については管理監督者性を認めました。
しかし職務内容について、当該男性は「経営会議で提案する企画の立案や、マーケティングプランの企画・提案業務」を担当しており、
その職務内容では「経営に関わる人事・労働条件等の判断をする権利をもっている」とは言えず、経営者同様の立場にあるとは認められないと判断しました。

経営者と同等の人事・労働条件、予算管理の決定等、
会社を経営する上で重要となる事項の決定権を実際にもっていなければ、上述①の管理監督者性は否定されるということになります。

会社独自の基準で「管理職」と判断し、肩書だけで残業代等の割増賃金が支払われていない従業員
(いわゆる、「名ばかり管理職」ですね)は、御社にはいませんか？
「管理監督者」と判断している従業員が、未払い残業代を請求するケースが発生した場合に、
御社は明確に当該従業員の「管理監督者性」を主張できますか？

今一度、御社の管理監督者として扱われている役職社員等について、
諸条件を見直してみることがリスクの排除につながるのではないでしょうか。

「時間外労働等改善助成金」勤務間インターバル

「勤務間インターバル」とは、勤務終了後、次の勤務までに一定以上の「休息時間」を設けることです。
これにより、従業員の生活時間や睡眠時間を確保して、健康保持や過重労働の防止を図るもので、2019年4月から、制度の導入が努力義務となっています。

「時間外労働等改善助成金(勤務間インターバル導入コース)」では、
勤務間インターバルの導入に取り組む事業主を支援しています。

具体的には、勤務間インターバルを導入する実施計画期間を定め申請、交付決定を受けます。
決定を受けた後、会議等を開催し、勤務間インターバルが導入できる環境を整備します。
その際、後述の取組を活用し(例えば、研修や外部専門家に相談をする、就業規則を整備する、新たな労務管理機器などを導入する等)、経費を支出する。
計画期間内に勤務間インターバルを導入・実施し、実施状況を報告した後に、支出経費に対し、補助率に応じた金額が支給されます。
 

勤務間インターバルを導入するにあたり、実施しなければならない取組
１　労務管理担当者に対する研修

２　労働者に対する研修、周知・啓発

３　外部専門家（社会保険労務士、中小企業診断士など）によるコンサルティング

４　就業規則・労使協定等の作成・変更

５　人材確保に向けた取組

６　労務管理用ソフトウェアの導入・更新

７　労務管理用機械の導入・更新

８　デジタル式運行記録(デジタコ)の導入・更新

９　テレワーク用通信機器の導入・更新

10　労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新

 

「9時間以上11時間未満」または、「11時間以上」の勤務間インターバルを新規に導入することで、
取組を実施した際に発生した経費が、3/4の補助率で最大上限100万円まで補助されます。

 

また、今年度「働き方改革支援コース」が新設され、
この勤務間インターバルに取り組むことにより、
中途採用者に対して60万円が支給される助成金を活用できる可能性が出てきます。

 

時間外労働の削減や労働環境改善はすぐにできるものではございません。

 

しかし、2020年4月からは、残業時間の上限規制が中小企業も適用となりますので、
今から動いていく必要がございます。

働きやすい会社にしていくことが、事業継続には必要かもしれません。



そのために、使える助成金があるのであれば、うまく活用していきたいですね。

雇用管理改善に使える助成金

退職者による損失は計り知れません。
「退職」で失うものは、「人材」のみではありません。
既に支出した、採用コスト、教育コスト、退職金、経験の損失、組織の生産性の一時的な低下、部署内のモチベーションなど

人手不足が深刻化する中においては、
採用強化はもちろんのこと、それと並行して、
「いかに人材が定着する職場環境を作ることができるか」が今後の企業の課題となるでしょう。

そういう背景の中、離職率の低下を目標に、
従業員の身体的負担の軽減、賃金体系などの評価・処遇の改善、研修の実施、健康管理などの
雇用環境の改善を図ることで獲得できる助成金がございます。

具体的には
1.評価・処遇制度
　評価・処遇制度や昇進・昇格基準、賃金制度などを定める
2.研修制度
　新たな教育訓練制度、研修制度を定める
3.健康づくり制度
　助成向け医療検診や大腸がん検診など法定の健康診断以外の健康づくりに関する新たな制度を定める
4.メンター制度
　会社や配属部署における直属上司とは別に、指導・相談役となるメンターが後輩をサポートする制度を定める

上記のいずれかの雇用管理制度を導入する計画を作成・申請し、計画に基づき制度を導入、実施します。
実施の結果、離職率を目標数値以上に低下させることができれば、最低でも57万円が助成されます。

職場環境を良くしていくことは従業員満足度を向上させ、離職率の低下につながるとともに、採用力の強化になります。

上記のような制度導入をお考えの事業者の方にはお勧めの助成金です。

人事評価制度整備で活用できる助成金

人事評価や賃金体系に頭を悩ます経営者の方は多いです。
昇進、昇給、賞与など、社員のモチベーションに大きく関わる人事評価を、
みなさんの会社ではどのように規定し、実施されていますでしょうか。

 

カリスマ性をもつ創業者がトップダウンで決定できる組織においてはあまり人事評価は必要ないかもしれません。
しかしながら、昨今の情報化の進展や経営者の世代交代、M＆Aなどにより、トップダウンで機能する組織は少なくなり、
何かしらの基準がなければ、組織が機能しなくなってきているというのが実情のように感じます。
実際に、人事制度や賃金制度の見直しのご相談も近年増加しているように感じます。

 

そこで今回ご紹介するのは、
賃金アップと離職率の低下を目指す人事評価制度を創設、または改善することで申請ができる助成金です。

 

１、人事評価を構築する目的を明確にします。
２、人事考課の評価項目や評価の着眼点を盛り込んだ評価シートを作成します。
３、評価に応じた号棒表や昇格の基準、賃金表を作成します。
４、評価の対象期間や実施時期、実際の給与への反映などを規則として整備します。

以上の段階を経て、申請書などを作成・届出をし、整備した人事評価を実施したうえで、
従業員の賃金総額を実施前より２％以上アップすることができれば、50万円の助成金が支給されることになります。

 

また、人事評価制度構築から3年後に「生産性の向上」「賃金の引き続き２％以上のアップ」「離職率の低下目標」を全て達成できれば、
80万円の助成金が支給されます。

 

基準を明確にした人事評価制度を整備することで、
「こういう仕事をし、こういう評価をもらえれば、お給料が上がるんだ！」と評価・昇給基準が明確になれば、
従業員の労働意欲は向上し、生産性の向上にもつながります。
評価する経営者や管理職にとっても、業務遂行に応じた評価ができ、鉛筆なめなめの不明瞭さをなくすことができます。

 

人材不足が叫ばれる中、人事制度の拡充は避けては通れません。
御社の人事評価は、目標達成が目指せる人事評価制度になっていますか？

人材不足対策～高齢者の活用

人口減少に伴い人手不足が深刻化する中で、高齢者が活躍できる社会環境を整えることが推奨されています。

 

2018年6月時点で法に定められた雇用確保措置を実施している企業の割合は99.8％、希望者全員が65歳以上まで働ける企業の割合は 76.8％となっていますが、7割弱の高齢者は、「65歳を超えても働きたい」と回答しています。

 

65歳を超えても従業員が働ける体制をつくることで、優秀な人材を年齢が条件となって失うことがなくなります。
また、最近では、「中堅社員に能力はあるが、育成ができない」という声をよく聞くので、中堅社員を育成してもらう担い手として活用することも一つの手法と思います。
若者と高齢者では世代間のギャップがありすぎる所を、中堅社員なら解消できるかな、と。

働く従業員にとっても、定年が近づいて将来を不安に感じることがなくなります。まだまだ働き続けられることで、意欲を継続することができます。
若手社員も将来を不安に思うことなく安心して働くことができ、モチベーションアップにもつながるのではないでしょうか。

 

ただ、やはり「肉体は年齢に勝てない」というところも出てくるでしょう。

高齢者を活用していくにあたって、フォロー体制や、働き方のニーズに対して本人の意向を踏まえて柔軟に対応する必要があります。
健康や安全面での配慮も必要となるので、今後の高齢者雇用の拡大に向けて、少しずつ社内整備を始めていくのも有効化もしれません。

 

また、定年延長制度で定年年齢を引き上げる場合は、原則希望者全員を延長した年齢まで雇用しなければいけません。

定年の引き上げは不安、、とお考えの企業さんは、継続条件の基準を設けて、基準に応じてどうしていくかを決めることができる、継続雇用制度が安心です。

 

高齢者を新規に採用することや、定年年齢を引き上げることで活用できる助成金もあるので、
高齢者雇用を検討・導入される方はご活用をお勧めします。